Außerordentliche Mitgliederversammlung des SV Massenbachhausen am Freitag, 24.01.2025
Anstelle der jährlichen, ordentlichen Mitgliederversammlung des SVM entschied das Vorstandsgremium im Vorfeld, diese Hauptversammlung als außerordentliche Hauptversammlung zu deklarieren, da für den SVM weitreichende Entscheidungen getroffen werden mussten bzw. sollen, um den Verein nachhaltig und zukunftsfähig aufzustellen.
Rund 90 Mitglieder folgten der Einladung. Bemerkenswert war, dass viele neue Gesichter an der Versammlung teilnahmen und so dem Appell der Vorstandschaft folgten. Auch Klaus Ranger und Susanne Kugler als Verteter des Sportbezirks und der designierte neue Bürgermeister von Massenbachhausen, Herr Steffen Braun, folgten der Einladung zur Mitgliederversammlung.
Weshalb wurde eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen?
Die Ausgangssituation
Unser 1. Vorsitzender Joachim Weinreuter hatte in der ordentlichen Mitgliederversammlung im Januar 2024 die Mitglieder darüber informiert, dass er für die folgende Wahlperiode ab 2025 nicht mehr zur Verfügung steht. Des Weiteren hatten Kassier Manfred Merkle und Schriftführer Andreas Schwarzer die Versammlung ebenfalls in Kenntnis gesetzt, dass sie ihre Ämter ab der nächsten Hauptversammlung 2025 nicht mehr weiter ausüben werden. Da es dem Gremium, trotz dem Einsatz vereinter Kräfte, bis Oktober nicht gelungen war, einen neuen Kandidaten zu finden, der die Funktion des 1. Vorsitzenden übernimmt teilte unser 2. Vorsitzender, Jürgen Honecker, dem Hauptausschuss mit, dass er sein Amt zur Hauptversammlung 2025 niederlegt, sollte bis dahin kein geeigneter Kandidat gefunden werden. De facto wäre es also nicht möglich gewesen, im Rahmen einer ordentlichen Hauptversammlung die Vorstandsebene zu besetzen, was die Einsetzung eines ‚Notvorstandes‘ zur Folge gehabt hätte. Dies sollte unbedingt abgewendet werden.
Der Maßnahmenplan
In einer ersten Sitzung, zusammen mit Susanne Kugler und Klaus Ranger als Vertreter des Sportbezirks wurden in einem offenen Austausch Ideen geteilt, wie man die Wahlämter attraktiver gestalten kann, um geeignete Kandidaten zu finden – und damit die Zukunft des SVM zu sichern. Die erste und wohl auch wichtigste Erkenntnis war, dass wir eine Lösung erarbeiten müssen, um die Verantwortung und damit auch die Last von den Schultern der beiden Vorsitzenden zu nehmen, und auf mehrere Schultern zu verteilen. Dazu sollten die Vorstandsfunktionen auf mehrere Vorsitzende gem. §26 BGB aufgeteilt werden, um jederzeit handlungsfähig zu sein. Des Weiteren war der Plan, den Mitgliedern die Angst vor Verantwortung zu nehmen, indem Aufgabenpakete und Bereiche definiert werden sollten, die innerhalb der Vorstandsfunktionen angesiedelt sind aber nicht gleich ein Wahlamt darstellen. Die Grundlage für eine Verteilung der Aufgaben, Verantwortung und Arbeitsbelastung auf mehrere Schultern sollte eine klare Aufgabenbeschreibung, Aufgabenverteilung und Zuordnung der Kompetenzen sein.
Die Umsetzung
In weiteren Treffen wurden die Mitglieder der Vorstandschaft sowie die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter aufgefordert, die Tätigkeiten, welche sie bisher erbringen und für den Verein leisten auf ein Blatt Papier zu bringen und den Ausschussmitgliedern zu erläutern. Schnell stellte sich heraus, dass viele Aufgaben gleichartig oder ähnlich in unterschiedlichen Bereichen anfallen. Gemeinsam wurden die Aufgaben bewertet, geclustert und in mögliche Vorstandsbereiche zusammengefasst. Eine wichtige Erkenntnis hierbei war, dass die Vorstandsebene eher Aufgaben und Verantwortung übernehmen soll, die nicht direkt mit dem Spiel- und Sportbetrieb zu tun haben. Hierfür, also für das operative Geschäft, sollen nach wie vor die Abteilungsleiter/-innen verantwortlich zeichnen. Die Vorstandschaft richtet ihren Fokus auf unterstützende Aufgaben für die Abteilungen.
Aus diesen beiden Ebenen, der Vorstandsebene und der Abteilungsebene bildet sich der Vereinsrat, der mit einem Schriftführer/Schriftführerin komplettiert wird.
Basierend auf diesen Ideen wurde in Folge ein Organigramm mit dem Namen ‚SVM 2025 – fit für die Zukunft‘ erstellt, das nicht nur die Funktionen, sondern auch die vielfältigen Aufgaben unter und hinter den Vorstandsämtern transparent darstellt. In weiteren Gesprächen und vorbereitenden Sitzungen zeichnete sich innerhalb der aktuellen Vereinsführung schnell ab, dass die meisten Mitglieder des Hauptausschusses bereit sind, in dem neuen SetUp eine Aufgabe zu übernehmen oder ihre bisherige Aufgabe fortzuführen.
Allerdings stellte sich auch schnell heraus, dass insbesondere die Kandidaten/Kandidatinnen für die Vorstandsfunktionen Ihre Zusage nur unter dem Vorbehalt machen, dass Mitstreitende aus dem Kreis der Mitglieder gefunden werden, die dabei unterstützend tätig sind. Wenn auch nicht in einem Wahlamt, dennoch mit einer entsprechenden Verbindlichkeit.
Die außerordentliche Mitgliederversammlung
Am Freitag, den 24.01.2025 fand dann die außerordentliche Mitgliederversammlung statt. Nach einleitenden Worten durch unseren 1. Vorsitzenden Joachim Weinreuter, stellte Jochen Mühling in einer umfangreichen Präsentation zunächst den IST-Stand und die Herausforderungen dar, ehe er den Mitgliedern das Konzept zur Neu-Organisation der Aufgaben und des SVM vorstellte. Die wesentlichen Inhalte waren: Klare Definition von Aufgaben – gerechte Verteilung der Verantwortung und Aufgaben auf mehrere Schultern! Während der Versammlung konnte mit Lothar Müller, als bisheriger Beisitzer, ein Interessent für die vakante Position des Vorstands ‚Events‘ gefunden werden. Den Mitgliedern wurde das mögliche Organigramm mit den aktuell zur Verfügung stehenden Kandidaten/Kandidatinnen für die unterschiedlichen Aufgaben und Funktionen vorgestellt. Dies allerdings mit wiederholtem Hinweis darauf, dass die Kandidatinnen und Kandidaten zu einen ‚nicht gesetzt‘ sind und erst im Rahmen einer Mitgliederversammlung gewählt werden müssen – zudem sind andere Kandidaten/Mitglieder, die Interesse an einer dieser Funktionen haben angehalten, sich gerne dafür zu bewerben und ihr Interesse zu bekunden! Zum anderen wurde von Mühling wiederholt, dass diese Kandidaten vorbehaltlich der Unterstützung der Mitglieder zugesagt haben. Sollten die Aufgaben bis zur Hauptversammlung nicht verteilt werden können und keine Mitglieder Bereitschaft zur Unterstützung mitbringen, werden wir zu diesem Zeitpunkt wieder bei null stehen und keine Vorstandschaft stellen können.
Zum Abschluss erfolgten Abstimmungen, mit denen zunächst das Mandat zur Umsetzung der neuen Vereinsorganisation abgefragt wurde. Nach einer einstimmigen Zustimmung wurde die Mitgliederversammlung noch um die Abstimmung gebeten, ob die aktuelle Vorstandschaft mit der erforderlichen Anpassung der Vereinssatzung beauftragt wird. Auch diese Abstimmung wurde einstimmig bejaht. Somit wurden die Weichen für eine nachhaltige, zukunftsfähige und hoffentlich positive Entwicklung des SV Massenbachhausen gestellt.
Äußerst erfreulich war zu vermerken, dass sich bereits erste Mitglieder direkt nach der Versammlung gemeldet haben, um weitere Informationen zu den unterschiedlichen Aufgabenbereichen zu erhalten bzw. bereits ihre Zusage für die Mitgestaltung des Vereins gegeben haben. Weiteres feedback war, dass vielen Anwesenden der Ernst der Situation so nicht bekannt war.
Ein Appell geht an alle Mitglieder: bitte macht euch Gedanken, in welchen Bereichen ihr selbst unseren Verein unterstützen und euch einbringen könnt. Die ‚Last‘ eines Wahlamts können wir euch mit diesem Organisationsmodell abnehmen – nicht jedoch die Verbindlichkeit, die so eine Aufgabe mit sich bringt!
Das Organisations-Chart sowie eine Auflistung der Aufgaben innerhalb der Vorstandsressorts stehen hier zum download bereit. Des Weiteren wird ein Kontaktblatt der aktuellen Ansprechpartner für die verschiedenen Vorstandsressorts zur Verfügung gestellt. Interessierte Mitglieder werden gebeten, sich direkt mit den jeweiligen Ansprechpartnern in Verbindung zu setzen.
Jochen Mühling – für die Vorstandschaft des SV Massenbachhausen e.V.
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